So stellen Sie den Erfolg Ihrer Projekte sicher

Was ist eine Anforderungsanalyse?

Wir werden häufig mit der Frage konfrontiert: „Was ist eine Anforderungsanalyse“? Pauschal lässt sich diese Frage nicht beantworten, denn je nach Projekt handelt es sich um einen vollkommen anderen, einzigartigen und individuellen Vorgang. Eine grosse Rolle spielt das Thema vor allem in der Softwareentwicklung, bei Bauprojekten und in der Produktentwicklung, aber auch in allen anderen Unternehmensbereichen kann die Anforderungsanalyse dabei helfen, ein Projekt zum Erfolg zu führen.

Jede Anforderungsanalyse beginnt mit einer Erhebung aller relevanten Informationen: Was wird für das Projekt benötigt, wie läuft die Entwicklung ab, auf welche Details kommt es bei der Entwicklung an? Alle so gewonnenen Daten werden gründlich dokumentiert und innerhalb des Teams abgestimmt, um so die Anforderungen für Projekte oder Produkte exakt zu definieren. Anhand dieses Leitfadens kann dann die eigentliche Entwicklung beginnen. Dabei wird regelmässig geprüft, ob die relevanten Punkte aus der Anforderungsanalyse eingehalten werden. Ausserdem lohnt es sich auch bei einer laufenden Projektentwicklung, möglicherweise neu aufgekommene Anforderungen festzuhalten und einzubinden. Die Anforderungsanalyse ist also keine kurzfristige Methode, sondern wird über den gesamten Entwicklungsprozess hinweg immer wieder angepasst und aktualisiert.

Wie funktioniert eine Anforderungsanalyse?

Eine Anforderungsanalyse wird stets individuell auf ein Projekt zugeschnitten. Die grundsätzlichen Abläufe bleiben dabei jedoch gleich:

• Bedarf identifizieren: Im ersten Schritt wird festgestellt, ob für das Projekt eine Anforderungsanalyse notwendig ist. Dabei spielen die Projektbeteiligten, die Komplexität des Projekts und das gewünschte Ziel eine wichtige Rolle.

• Stakeholder einbinden: Wurde festgestellt, dass eine Anforderungsanalyse sinnvoll ist, werden die Stakeholder eingebunden. Es ist wichtig, dass alle Projektbeteiligten eingebunden werden und den Prozess begleiten, damit keine wichtigen Faktoren übersehen werden.

• Anforderungen erheben: Im nächsten Schritt werden die Anforderungen definiert und erhoben. Dabei sollten alle Projektbeteiligten anwesend sein und genau formulieren, was sie für den erfolgreichen Projektabschluss benötigen. Nur wenn alle Informationen vorliegen und klar ist, worauf es ankommt, ist die Anforderungsanalyse vollständig.

• Anforderungen priorisieren: Sind alle Anforderungen erhoben worden, werde diese im Anschluss priorisiert. Hier gibt es verschiedene Verfahren – beispielsweise eine Priorisierung abhängig von der Wichtigkeit oder dem Zeitpunkt, an dem die Anforderung umgesetzt sein muss.

• Anforderungen dokumentieren und abstimmen: Nach der Erhebung und Priorisierung der Anforderungen findet im Anschluss eine umfassende Dokumentation aller Faktoren statt, sodass alle Projektbeteiligten über den Ablauf und die Details informiert sind. Im Rahmen dieses Schrittes können auch Aufgaben zugeteilt und unter den Teambeteiligten abgesprochen werden.

Damit eine Anforderungsanalyse gelingt, sind eine klare Kommunikation und eine strukturierte Arbeitsweise notwendig. Nur wenn alle Faktoren bedacht wurden, bietet die Anforderungsdokumentation langfristig einen Leitfaden für eine erfolgreiche Projektentwicklung. Dabei kommt es auch auf die Flexibilität der Teammitglieder an – oft zeigt sich im Laufe des Entwicklungsprozesses, dass Anforderungen notwendig sind. Diese sollten schnell und effektiv umgesetzt werden.

Es gibt bei der Anforderungsanalyse aber auch einige Herausforderungen, die es zu überwinden gilt. So kommt es häufig vor, dass die Stakeholder nicht genau wissen, welche Anforderungen an das Projekt gestellt werden – oder einfach Schwierigkeiten dabei haben, diese klar zu formulieren. Auch Kommunikationsprobleme innerhalb der verschiedenen Fachabteilungen sind keine Seltenheit: Wenn zu viele Stakeholder mit widersprüchlichen Zielen zusammenarbeiten, kann es zu Interessenkonflikten kommen – beispielsweise Marketing vs. Technik – sodass es schwierig wird, einen gemeinsamen Konsens zu finden. Daher ist es ratsam, für die Anforderungsanalyse auf einen externen Experten zu setzen, der die Projektentwicklung mit einem neutralen Blick von aussen begleitet und dabei die Prioritäten immer im Blick behält.

Methoden der Anforderungsanalyse – Anforderungen effizient erfassen

Es gibt viele verschiedene Anforderungsanalyse Methoden, die stets abhängig vom Projekt und dem geplanten Ziel durchgeführt werden sollten. Nicht jede Methode ist für jede Produktentwicklung geeignet – daher sollte die Auswahl stets in Abstimmung mit einem Experten für Anforderungsanalysen geplant und umgesetzt werden.

Interviews und Umfragen

Im Rahmen von Interviews und Umfragen lassen sich die Anforderungen an ein Projekt unmittelbar durch alle Stakeholder definieren. Diese Methode eignet sich vor allem in der frühen Entwicklungsphase eines Produkts, da eine breite Masse an Informationen gewonnen werden kann. Ausserdem lassen sich die Anforderungen so teamübergreifend definieren und im späteren Verlauf priorisieren, ohne dass es zu Konflikten innerhalb der Teams kommt.

Auch User Interviews, die mit den Endkunden geführt werden, können als Methode sinnvoll sein. Dabei spielen nicht nur die unternehmensinternen Anforderungen an das Produkt eine Rolle, auch die tatsächlichen Nutzer werden im Rahmen der Entwicklung berücksichtigt.

Workshops und Fokusgruppen

Alternativ sind Workshops und Fokusgruppen eine gute Methode zur Anforderungsanalyse, da hier die Anforderungen an das Projekt gemeinsam erarbeitet und priorisiert werden können. Zudem bietet diese Herangehensweise eine hohe Interaktivität und eine Verständigung zwischen allen Beteiligten, sodass die Teams ein gegenseitiges Verständnis für die Bedürfnisse der Projektbeteiligten entwickeln. In frühen Workshops sollten alle beteiligten Stakeholder einen Platz finden, während gezielte Fokusgruppen vor allem der Abarbeitung eines bestimmten Arbeitsbereiches dienen. Auch UX-Workshops bieten sich an dieser Stelle an, um den Fokus auch auf die Zufriedenheit der Endkunden zu legen.

Beobachtungen und Fallstudien

Handelt es sich bei dem Projekt um ein bestehendes System, so können anhand des bisherigen Nutzerverhaltens erste Beobachtungen getroffen werden, um Stellen zu identifizieren, die Verbesserungspotenzial bieten. Auch eine grundlegende Bewertung des bestehenden Systems ist möglich, um Schwachstellen zu erkennen. Diese Herangehensweise ist vor allem dann sinnvoll, wenn es sich um User-Experience-getriebene Projekte handelt, die nicht nur die Stakeholder zufriedenstellen sollen, sondern auch den Endnutzer.

Prototyping und Mockups

Die Anforderungen an ein Projekt lassen sich im Rahmen der Anforderungsanalyse durch erste Entwürfe und Modelle auch greifbar machen. Dafür wird im Rahmen des Prototyping zunächst ein Prototyp erstellt, der bereits über die grundlegenden Funktionen verfügt. So lässt sich real testen, ob das Modell den Anforderungen gerecht wird. Diese Methode für die Anforderungsanalyse ist vor allem für die Validierung von Ideen im frühen Entwicklungsprozess geeignet und verhindert Fehlentscheidungen.

Dokumenten- und Marktanalyse

Für die Anforderungsanalyse können auch Dokumente, Unterlagen und Marktanalysen hinzugezogen werden, um den grundsätzlichen Bedarf und die detaillierten Anforderungen der Nutzergruppe im Vorfeld zu definieren. So kann beispielsweise die Auswertung von Wettbewerberangeboten deutlich machen, was die Zielgruppe erwartet und an welchen Stellen Verbesserungspotenzial besteht, damit sich das neue Produkt von der Konkurrenz abhebt.

Anforderungsanalyse Beispiel aus der Praxis

Mit einer systematischen Anforderungsanalyse können Risiken minimiert und Zeit bei der Entwicklung eingespart werden – dafür kommt es jedoch auf eine praxisnahe und detaillierte Ausarbeitung an. Wir möchten Ihnen anhand eines konkreten Beispiels aus der Praxis den Ablauf einer Anforderungsanalyse vorstellen:

Schritt 1: Ziele definieren

Zunächst wird im ersten Schritt die Ausgangssituation definiert – in diesem Beispiel handelt es sich dabei um die Entwicklung eines neuen CRM-Systems für ein E-Commerce Unternehmen. Ziel ist es also, eine Software zu entwickeln, die einem Unternehmen dabei hilft, die Kundenbeziehungen zu verwalten und zu stärken. Dafür muss dieses Ziel zunächst definiert werden: Das CRM-System soll alle kundenbezogenen Prozesse zentral abbilden und optimieren, um so die Kundenbindung zu verbessern, die Vertriebsleistung zu steigern und die Bearbeitung von Kundenanfragen effizienter zu gestalten.

Schritt 2: Stakeholder einbinden

Im zweiten Schritt werden die Stakeholder definiert. Wer ist Bestandteil des Entwicklungsteams? Alle Projektbeteiligten sollten dabei mit in den Prozess eingebunden werden. Das Vertriebsteam verfügt über eine Übersicht über die Leads, Verkaufschancen und Kontakte, der Kundenservice hat einen detaillierten Zugriff auf Kundendaten und die bisherige Support-Historie. Die Marketingabteilung spielt bei der Entwicklung ebenfalls eine wichtige Rolle, um das Kampagnenmanagement zu überwachen, die Geschäftsführung ist für das Reporting und künftige Prognosen zuständig. Die IT-Abteilung kümmert sich um die regelmässige Wartung der Software, die Sicherheit und die Integration in bestehende Systeme. Nur die Zusammenarbeit all dieser Teams kann einen erfolgreichen Projektabschluss sicherstellen.

Schritt 3: Funktionale Anforderungen definieren

Im dritten Schritt werden die Anforderungen definiert, die Stakeholder und Kunden an das neue CRM-System haben. So kann in diesem Beispiel u. a. die automatische Erfassung der Kundenkommunikation und das Anlegen einer Historie eine Rolle spielen, eine zentrale Aufgaben- und Terminverwaltung für alle Kunden, die Integration von E-Mail-Systemen wie Outlook, ein interaktives Reporting-Dashboard mit allen wichtigen KPIs und dazugehörigen Filterfunktionen, der Datenimport aus alten Systemen und das Anlegen von Kunden und Neukunden durch die Mitarbeiter. Zusätzlich müssen die DSGVO-konforme Datenspeicherung sichergestellt und der Zugriff reguliert werden, das System muss mit allen Endgeräten, die innerhalb des Unternehmens genutzt werden, kompatibel sein und das System muss eine hohe Verfügbarkeit bieten. Diese Anforderungen gilt es zu definieren und zu priorisieren, um so einen reibungslosen Ablauf bei der Entwicklung sicherzustellen.

Schritt 4: Details ausarbeiten

Sind die Anforderungen aufgestellt und priorisiert, geht es im nächsten Schritt ins Detail. Dabei geht es beispielsweise um die Benutzeroberfläche, die anhand eines Prototyps oder Mockups erstellt und überprüft wird. Zudem kann so die Datenmigration getestet werden, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.

Erst wenn diese Punkte erfüllt sind, kann die eigentliche Entwicklung der neuen CRM-Software beginnen. Da die wichtigen Aspekte bereits im Vorfeld durch die Anforderungsanalyse definiert wurden, können sich die unterschiedlichen Teams anhand des darauf basierenden Leitfadens bei der Entwicklung orientieren. Alle relevanten Informationen sind bekannt und fliessen in die Entwicklung mit ein, sodass es nicht zu nachträglichen Anpassungen kommt. Das spart Zeit und Geld bei der Entwicklung, minimiert das Risiko für Fehlentwicklungen und trägt langfristig zu einer erfolgreichen Software bei.